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La dématérialisation des bulletins de paye

 Les dernières informations

Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs sont autorisés à procéder à la remise des bulletins de paie sous forme électronique. Toutefois, un certain nombre de conditions doivent être respectées.

Opposition du salarié

Selon la loi, tout salarié peut s’opposer à ce que l’employeur procède à la remise de ses bulletins de paie sous forme électronique.

Lorsque l’employeur décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous cette forme, l’employeur doit informer le salarié de ce droit d’opposition. Cette information doit être effectuée au moment de l’embauche ou, à défaut, un mois au moins avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique.

Le salarié peut quant à lui faire part de son opposition à tout moment et par tout moyen, préalablement ou postérieurement à la première émission d’un bulletin de paie sous forme électronique, et sa demande doit prendre effet au plus tard dans les trois mois suivants.

Modalités pratiques

Selon la loi, l’employeur ne peut procéder à la remise des bulletins de paie sous forme électronique que s’il est en mesure de garantir leur intégrité, leur disponibilité dans le temps, la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité par le compte personnel d’activité.

Le décret précise à cet égard que la disponibilité doit être garantie par l’employeur :

  • soit pendant une durée de 50 ans ;
  • soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de la retraite à taux plein, augmenté de six ans.

Il précise également qu’en cas de fermeture du service de mise à disposition des bulletins de paie en raison de la cessation d’activité du prestataire assurant leur conservation pour le compte de l’employeur, les utilisateurs doivent en être informés au moins trois mois à l’avance, pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Ceci vaut également lorsque l’employeur assure lui-même cette conservation et qu’il cesse son activité.

Par ailleurs, les salariés doivent être mis en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

Enfin, le service en ligne associé au compte personnel d’activité doit permettre au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique et l’employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne.

Besoin d’éclaircissement ? Notre équipe se tient à votre entière disposition pour toute question.

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