Remboursement de vos notes de restaurants : Quelles sont les conditions?

Qu’ils soient supportés directement par la société ou pris en charge sous la forme de remboursements, les frais de restaurants sont assujettis à un régime fiscal différent selon qu’ils sont exposés à l’occasion d’invitations de tiers ou qu’ils correspondent à des frais de repas personnels du Gérant ou de l’associé unique.

Repas d’affaires

Les dépenses de restaurant exposées à l’occasion d’invitations de tiers (clients, fournisseurs, etc.), sont en principe admises en déduction des résultats dès lors qu’elles sont exposées dans l’intérêt de l’exploitation, et qu’elles ont fait l’objet d’une facture en bonne et due forme.

Toutefois, si leur montant excède 6.100 € par an (montant incluant le cas échéant les frais d’invitations à des spectacles), ces dépenses doivent être portées sur le “Relevé des frais généraux” (à produire à l’appui de la déclaration annuelle des résultats), et l’Administration peut subordonner leur déduction à des preuves supplémentaires de leur caractère professionnel.

Le fait, pour un salarié ou un dirigeant, d’avoir pris part à des repas d’affaires dont le coût a été pris en charge par sa société ne constitue pas en principe un avantage en nature en sa faveur, mais à condition que ces repas revêtent un caractère exceptionnel, et que les frais correspondant relèvent bien de l’activité de l’entreprise et non de frais liés à l’exercice normal de la profession du salarié ou du dirigeant (Circ. DSS n° 2003/07 du 7-1-2003).
Invitations du personnel

Sauf le cas particulier des titres-restaurants, la prise en charge totale ou partielle par l’employeur des frais de repas exposés par les salariés sur leur lieu de travail ou à proximité constitue un avantage en nature en leur faveur. Toutefois, il est admis que celui-ci soit forfaitairement évalué, en 2017, à 4,80 € par repas (ou à 3,54 € par repas pour le personnel des cafés-hôtels-restaurants).

En revanche, la prise en charge des frais de repas exposés par un salarié lors de ses déplacements professionnels est admise en déduction. Cette prise en charge peut être effectuée par paiement direct des notes de restaurant, ou sous la forme de remboursement au salarié de ses frais réels. Il n’y a donc pas lieu dans ce cas de lui décompter un avantage en nature (Instr. fisc. 5 F-1-04).

Frais de repas personnels des Gérants de sociétés assujetties à l’I.S. (Sarl ou Eurl)

Dans les sociétés relevant de l’impôt sur les sociétés, le Gérant ne peut pas faire prendre en sa charge par sa société ses frais de repas personnels pris sur le lieu de travail ou à proximité. S’il le fait néanmoins, ces frais ne seront déductibles pour sa société que s’ils sont déclarés par ailleurs au titre des avantages en nature. Dans ce cas, ils doivent être estimés pour leur valeur réelle, et ils sont imposables en son nom personnel et assujettis à cotisations sociales.

En revanche, les dépenses de restaurant exposées à l’occasion de déplacements professionnels peuvent être remboursés en totalité, en franchise d’impôt et de charges sociales, dès lors qu’elles ne sont pas exagérées, qu’elles sont exposées dans l’intérêt de l’exploitation, qu’elles sont appuyées de justificatifs (fiches des restaurateurs) et qu’il est démontré que, compte tenu notamment de l’éloignement, le Gérant n’était pas en mesure de rentrer chez lui pour prendre ses repas.

Frais de repas personnels des Gérants-associés des Eurl assujetties à l’impôt sur le revenu

Les dépenses de restaurants exposées à l’occasion de déplacements professionnels par les gérants-associés des Eurl assujetties à l’impôt sur le revenu (BIC ou BNC) peuvent leur être remboursées ou directement acquittées par leur société en franchise d’impôt et de charges sociales, dès lors qu’elles ne sont pas exagérées, qu’elles sont exposées dans l’intérêt de l’exploitation, et qu’elles sont appuyées de justificatifs.

En outre, et contrairement aux précédents, ces mêmes associés-gérants d’Eurl peuvent faire prendre en charge par leur société (ou se faire rembourser par celle-ci) une quote-part de leurs frais de repas pris sur le lieu de travail ou à proximité, dès lors que ces frais sont justifiés par des factures et que la distance “domicile-lieu de travail” fait obstacle à ce que lesdits repas soient pris au domicile, compte tenu de leurs horaires d’ouverture et de fermeture.

Mais dans ce cas toutefois, la fraction de la dépense qui correspond aux frais que l’associé aurait engagés s’il avait pris son repas à son domicile n’est pas admise en déduction. Pour 2017, cette fraction est fixée forfaitairement à 4,80 € par repas.

Enfin, les frais ainsi déductibles sont plafonnés, en 2017, à 18,40 € par repas (sauf dépassement justifié par des circonstances exceptionnelles nécessaires pour l’exercice de l’activité, ou s’il n’existe pas de possibilité de se restaurer à moindre coût dans les environs).

Exemple :

le coût d’un repas pris sur place, régulièrement justifié par une facture, est de 17 €. Le Gérant peut donc déduire ou se faire rembourser à ce titre : 17 – 4,80 = 12,20 €. En revanche, chaque fois que le coût du repas sera supérieur à la limite de 18,40 €, il ne pourra déduire que : 18,40 – 4,80 = 13,60 € par repas.

 

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